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常见问题

中润报告组|检测报告会出现的典型错误汇总
来源:中润检测 时间:2018-08-31 网址:/


        检测报告缺漏性问题归纳起来分五类:图片缺漏、信息缺漏、标识缺漏、签名缺漏、不规范性缺漏

01

图片缺漏

 

       较常见的问题是样品外观检查后,有其试验后照片,而缺少其试验前照片。

  仅要求检查样品试验后的外观时,

  报告是否必须附上其试验前的照片呢?

  很多检测报告都有检查试验后样品外观的要求,这本身就蕴含了将样品试验后与其试验前的外观进行比较查看、看其是否发生变化的要求。因此,试验前必须要检查样品外观,而检查结果在报告中的体现形式,便是照片或文字描述。

  由于报告给出的结果只是试验后样品外观的描述,而检测依据、检测环境、检测条件要求、试验过程等又不涉及试验前,样品接收时类似“收样时样品外观完好”这样的笼统描述也不能等同于样品试验前外观描述,所以通常整份报告并无试验前样品外观描述。因此,试验前样品照片几乎是唯一能体现检查了试验前样品外观的证据,而且照片也比简单的描述更加客观可信。样品经历试验后,若外观有变化,如生锈、长霉、破损等,则试验前照片就必不可少。

  只有同时摆出样品试验后和试验前不同的外观照片对比,才能直接客观地证明样品是经历了某试验才导致的外观变化。若样品外观无变化,其试验前照片则是试验前进行了外观检查的直接证明,若缺失此项,则说明试验体系运行和检测程序有问题。这一问题之所以频繁出现,主要在于试验人员或报告编制人只关注到技术要求中外观检查是在试验后,而忽视了在外观检查中,试验后的样品有一个比较对象,即试验前的样品。

  比较对象的缺失自然就导致报告的客观证据不足,信服力减弱,检测结果的可信度大为降低。综上所述,报告中必须同时附上试验前和试验后的样品照片以进行更直观的比对,这既是展示检查结果的一种客观证据,又是体现检测程序完整和体系运行无误的有力证明。

 

02

信息缺漏

 

      1)漏掉必要信息

  例如:

  ①报告无检测日期

  ②报告无检测结果

  ③报告中某测试表中“温度”、“湿度”、“大气压力”空白未填

  认可准则都明确要求检测报告应包括检测日期、检测结果,且规定了当相关的规范、方法和程序有要求或对结果的质量有影响时实验室应记录环境条件,在测试表中都已设置了“温度”、“湿度”、“大气压力”等环境条件栏目,更应当填写。

  2)遗漏提及的内容

  例如:

  ①报告正文提到某内容“见附表X”,但整篇报告中无附表X;

  ②委托书中勾选了某检测标准,但报告未提及该标准;

  ③归档文件核对清单注明某内容入报告,但报告中无该内容。

  3)缺少标注说明

  例如:

  ①某测试进行了多次,但报告的数据记录页中未注明是第几次测量,结果有两页数据记录内容一致无法区别;

  ②多方向的振动试验报告中的试验曲线图未标注是哪一方向的。上述案例不符合准则要求的观察结果、数据应能按照特定任务分类识别或注明名称,缺少这样的标注说明直接造成数据记录、图片的混淆不清,容易引起误解

  4)描述不全

  例如:

  ①报告中“技术要求”未描述委托书附件描述的电压频率和电压施加过程的要求;

  ②报告中合格判据未提及委托书中提到的“无可见损伤,标记清楚”;

  ③报告结论仅描述为“合格”或“不合格”。描述不全这种问题会引起审核员对检测过程、检测结果的质疑,易在发生质量争议时导致报告无效。尤其是合格判据这么重要的信息都描述不全,给出的检测结果更要划上一个大大的问号。而案例③的结论描述存在明显漏洞,应针对检测项目予以具体描述。

  5)编号、符号、日期不全

  例如:

  ①英文报告编号尾号漏掉“(E)”;

  ②报告中标准未注明年号;

  ③报告中“相对湿度”漏写“%”;

  ④某报告检测时间为2013.1.16-2013.1.23和2013.6.17-2013.6.24,所有仪器设备均未列出使用日期,计量有效时间也均只有有效截止日期,如有3个测试仪的计量有效期分别至2013-3-13、2013-3-11、2014-3-14。

  案例①、②、③问题性质较轻微,但很常见,应予注意。由于不同仪器设备计量有效期时长不同,所以只有截止日期时无法推测出计量开始日期,案例④的检测时间有两个时间段,计量有效时间又缺少计量开始日期,也没有仪器设备使用日期,故无法知悉仪器设备使用时是否在有效期内。

 

03

标示缺漏

 

       标识缺漏这类问题通常表现为:

  ①入报告作为附录的检测记录无唯一性标识;

  ②报告结束处未标明终止号。

  问题①中的唯一性标识包括文件识别号、报告编号、页码。首先,检测记录作为一种文件,应有与其他文件相区别的文件唯一性标识,即文件识别号;其次,检测记录既入报告,则为报告的一部分,应有与其他报告相区别的报告唯一性标识,即报告编号;再次,检测记录的每一页应有与其他页相区别的页面唯一性标识,即页码。这三种标识共同组成了作为报告附录的检测记录的唯一性标识,三者缺一不可,否则既不符合质量管理体系要求,又不符合检测实验室要求,而且容易引起混淆,造成混乱。

  问题②没有明确报告是否已结束,从而可能导致某种不确定性和误解,基于此,标准准则均明确提出检测报告结束处要有清晰的标识。

 

04

签名缺漏

 

       漏签名这种问题虽少,但问题性质往往很严重,一般而言,报告编制、审核、批准漏签名的情况基本没有,但要谨防报告出现这两种情况:

  ①三方会签漏签名;

  ②试验日志记事人未签名。

 

05

不规范性缺漏

 

       在各种质量审核检查中,最常见的一种不规范性缺漏问题是“有栏目空白未填”,如表格有空白栏、“备注”栏空白未加“/”等。

  这种问题极其普遍,不仅多见于报告,在原始记录、委托书、试验单、传递卡、合同评审表、监督记录、样品登记表等各种报告相关资料中更是比比皆是。这一问题看似微不足道,实则仍会带来不确定性:空白栏是应该填写但遗漏未填呢,还是没有内容应打上“/”呢?

  另外,还存在着报告中测试记录页面表格“结论”栏“合格”印章的印迹残缺不全、模糊不清的现象。作为报告中最重要的部分,报告结论必须清楚明确,印刷或印章字迹也必须清晰完整。否则会造成报告质量大打折扣,并且影响检测机构的科学严谨的形象。因此,报告编制者应有科学规范的意识和严谨认真的态度,出具的报告不应有任何模棱两可或有不确定性的地方。
 

错误问题分析

检测报告错误性问题归纳起来分五类:违反要求、信息错误、语病、错位性错误、不规范性错误。
 

  1、违反要求

  1)超认可范围

  本文所述超认可范围的对象均指带CNAS或CMA认可标识的报告,问题表现通常有两类:

  一类是检测依据不在CNAS认可范围内,一类是含有授权签字人授权范围之外的项目。其中第一类更常见,而第一类问题中检测依据完全非认可的情况很少,较易犯错的情况有3种:

  ①是CNAS认可的标准年号已变更,举例来说,某带CNAS或CMA标识的报告检测标准为IEC61373:1999,虽然该标准以前曾在CNAS认可范围内,但CNAS监督评审时该标准已变更为IEC61373:2010,检测前新标准已发布,即检测时CNAS认可的是IEC61373:2010而非IEC61373:1999,故报告封面不应有CNAS或CMA标识。

  ②是检测依据列出了多项标准,包括认可标准和非认可标准,但没有标明不在认可范围内的标准。造成这种情况的原因很可能只是由于报告编制人的大意而遗漏了对非认可标准的标明,但这已经不单是遗漏的简单问题,而是超认可范围这种严重问题。

  ③是检测依据列出了标准和试验大纲,标准均在现行认可范围内,但没有标明试验大纲不在认可范围内。此种情况类似第②种,但更易出现。原因是报告编制人潜意识中默认了试验大纲非认可众所周知,而根本没有意识到有时候众所周知的隐含的也要标明出来。虽然这种情况的实际原因确实是遗漏,但对审核员而言,严格一点也算超认可范围。

  2)不符合委托书要求

  例如:

  ①报告使用了某标准,而其委托书上标明不使用任何标准;

  ②报告的检测标准与其委托书的不一致;

  ③报告的试验温度与其委托书不一致。

  3)设备过期

  4)报告混乱

  例如:

  有两份编号相同的检测报告,受试样品型号规格完全相同,其他条件完全一致,一份报告结论不合格,另一份报告结论合格。这种报告混乱的情况同时也反映了管理混乱,严重违反要求,两份报告的编号必须有所区分。以上所述违反某种要求的报告同时也都违反了准则的某些条款,报告编制者应熟悉标准准则要求,避免犯此类错误。
 

  2、信息错误

  1)与原始记录信息不一致

  例如:

  ①报告中环境温湿度(温度25℃,湿度45%RH)与原始记录中(温度25.6℃,湿度48%RH)的不一致;

  ②报告中气压标为101kPa,原始记录中写为101.3kPa;

  ③报告与原始记录中的压电传感器型号、计量有效期均不一致。

  案例①、③的不一致问题是明显的信息错误,案例②轻微不一致,通常是报告与原始记录的数据修约间隔不同导致的。报告与原始记录的数据修约间隔应保持一致,即在数据的小数位数保留上应统一,这样才能保证报告与其来源信息一致。

  2)信息编辑错误

  问题报告如:

  ①编号错误;

  ②试验项目“IP68”误写成了“IP66”、“IPX8”误写成了“IPX6”;

  ③正文第一项检测项目已写为“绝缘强度测试”,而第二项检测项目仍写为“绝缘强度测试”,编辑错误,应为“绝缘电阻测试”;

  ④检测日期编辑错误;

  ⑤某设备的计量有效期(2015.02.02-2016.01.01)日期编辑错误;⑥某加速度计的计量有效期(2012.12.05~2012.12.04)年号编辑错误;

  ⑦试验前使用了某台测试仪器,试验日期为2011.6.25~2011.7.10,而该仪器的计量有效期写为2011.10.15~2012.10.14,互相矛盾;

  ⑧试验日期为2015.1.23,试验箱的计量有效期为2013.07.27-2014.07.26,查为计量有效期年号编辑错误,应为2014.07.27-2015.07.26;

  ⑨某设备计量有效期为2013.12.24~2014.12.24,计量有效期的截止日期编辑错误;⑩合格判据“无粉尘与水进行外壳”编辑错误,应为“无粉尘与水进入外壳”。

  案例①、②、③、④均是报告中重要信息编辑错误,属于严重质量问题,反映了报告编制人极不认真、草草了事的态度;案例⑤、⑥、⑦、⑧、⑨均是计量有效期编辑错误问题,除案例⑨问题性质轻微外,其他错误程度较为严重,其中案例⑦的所用仪器计量有效期在试验日期后这种编辑错误甚至带来是否已测试之疑,而案例⑧中的编辑错误直接造成设备计量有效期过期,这些编辑错误均会引起严重的后果;案例⑩是典型的笔误类编辑错误。

  3)信息本身错误

  如某报告结果是正确判定的,但委托书及报告中的不合格判据本身描述错误。从不合格判据来看,报告结果并未根据不合格判据判定,看似会造成结果有误,实际上是不合格判据本身描述错误,报告结果实际上是根据正确的不合格判据判定的正确结果。但是,虽然事实上报告结果判定正确,不合格判据本身仍然是一种信息错误,应予更正。
 

  3、语病

  例如:报告检测结果为“其中3件样品ΔE分别为4.14,4.39,2.24,按委托方要求,本次试验不合格;1件样品ΔE为1.81,按委托方要求,本次试验合格”。案例中检测结果这一重要内容有明显的语病:

  ①是描述笼统,未明确具体的样品;

  ②是表述不当,是否合格的对象是样品而非试验。

  因此,该检测结果的准确规范描述应为“编号为A1#、A2#、B1#的样品ΔE分别为4.14、4.39、2.24,按委托方合格判据,经试验的此3件样品不合格;编号为B2#的样品ΔE为1.81,按委托方合格判据,经试验的该样品合格”。
 

  4.错位性错误

  常见的有:

  ①标识顺序放置错误:如资质认定标识放在了实验室认可标识之后,正确顺序为资质认定标识在前,实验室认可标识在后。

  ②信息错位:如报告中签名表某行“职称/职务”与“签名”填写错位。
 

  5、不规范性错误

  1)量值符号书写不规范例如:

  ①气压单位hPa写成了hpa;

  ②湿度单位书写顺序错误,45%RH写成了RH45%。

  2)字体字号错误:如封面或正文字体用错、字号明显偏大或偏小等。

  3)页面排序装订错误。


 

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